Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện

Khi nói về tổ chức sự kiện, nhiều người sẽ nghĩ ngay rằng đây là một công việc phức tạp đòi hỏi nhiều yếu tố.  Tuy nhiên, nếu bạn nắm được một số kiến thức cơ bản là đã có thể tự tổ chức một sự kiện hoàn hảo rồi.

Điều quan trọng nhất là bạn phải lên kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết, dự trù được những khoản chi phí cũng như dự đoán được những vấn đề có thể phát sinh. Thử tưởng tượng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt.

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không.

Một số điều sau đây sẽ giúp bạn thành công trong công tác Tổ chức sự kiện :

1. Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. 

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

VD : Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Chọn địa điểm tổ chức thích hợp:

Một địa điểm tổ chức quá lớn sẽ gây loãng bầu không khí, quá nhỏ sẽ tạo sự chật chội không thoải mái. Vì vậy phải chắc rằng bạn đang dự định tổ chức một sự kiện cho bao nhiêu khách, rồi từ đó lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp nhất. Một vấn đề khác cần lưu ý là địa điểm tổ chức sự kiện phải thuận tiện cho việc di chuyển của khách tham dự.

3.  Tạo ý nghĩa cho sự kiện 

Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

 4. Sự kiện phải gây được ấn tượng

Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

5. Lên một bản kế hoạch tổ chức tỉ mỉ và không sai sót

Trong bản kế hoạch của bạn, phải có sự sắp xếp, tính toán thông minh, đảm bảo rằng bạn đã có một kế hoạch B cho những vấn đề có thể phát sinh. Tuy có chút mắc công nhưng khi vấn đề đó thật sự xảy ra trong sự kiện của mình thì bạn có thể thở phào nhẹ nhõm và thầm cảm ơn sự chuẩn bị kỹ lưỡng của mình. Và trong những tình huống như vậy cũng là cơ hội để bạn thể hiện bản lĩnh tổ chức và khả năng điều phối công việc.